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A função da secretária, mesmo que indiretamente, traz uma grande característica de relações humanas, onde pessoas são conquistas e se tornam clientes.
Como todos sabem que a primeira impressão nunca se esquece, é importante que uma secretária tenha noções de etiqueta, comportamento e o modo de falar.
Além disso, é muito importante que uma secretária sempre tenha uma boa aparência, não digo de beleza, mas que não tenha sinais de uma pessoa despreocupada. Para isso é sempre importante estar com cabelos sempre penteados e de preferência presos, uma maquiagem leve ( sem unhas coloridas ou muita cor no rosto ), e roupas não muito justas, pois essas roupas deixa para usar em outras ocasiões. Se você trabalha de uniforme, não esqueça de verificar se ele está limpo, e bem passado.
Agora saindo da parte da aparência, e entrando no modo de falar, que para uma secretária, é uma das funções mais realizadas durante o dia.
Marcar compromissos, falar com o chefe e clientes ,entre outros, é a principal função da secretária, que em boa parte do tempo, é feito através de ligações e contatos diretos.
Para isso é muito importante que todas tenham em mente uma boa postura ao falar, um tom de voz ideal, que é necessário pois sempre tem quem fale muito alto ou muito baixo, fazendo que o cliente peça para diminuir ou aumentar o tom de voz. Evite deixar clientes esperando por muito tempo no telefone, ou ficar no telefone com alguém na sua frente.
Se o contato for pessoal, procure sempre olhar nos olhos, gesticular somente o necessário, para não desconcentrar quem está ouvindo com os gestos.
Um detalhe muito importante também, é a forma com que os clientes e chefes são tratados. Procure sempre chamar por Senhor(a) , a não ser que insistam em chamar por ‘você’ , mas por favor, jamais use gírias.
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