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Como fazer o controle de bilhetes não voados em viagens corporativas?

A gestão de bilhetes não voados deve ser muito bem acompanhada, pois é fundamental na hora de fazer a gestão de custo de sua empresa. E dependendo do tamanho da empresa, ela pode ser uma grande fonte de perda.

As viagens corporativas devem ser muito bem planejadas e precisam atender os KPIs do setor, já que atendem a uma demanda específica, podendo ser uma reunião de negócios, um treinamento etc. De toda forma, ela é um investimento e, por isso, precisa oferecer um ROI compatível com os gastos.

Mas.. Como imprevistos acontecem, muitas coisas podem impactar o planejamento da viagem, embarque, desembarque, conexões e tudo o que envolve o traslado podem comprometer o objetivo da viagem e impactar fortemente os custos da empresa

Por este motivo é muito importante fazer a gestão dos bilhetes não voados! Assim, podemos encontrar caminhos para tornar o processo muito mais eficiente.

A importância a gestão de bilhetes não voados

A gestão de viagens corporativas, por si só, demanda tempo, e quando é feita internamente, por uma equipe da própria empresa que também precisa dividir seu tempo com outras preocupações.

É necessário procurar os melhores preços, montar estratégias para cruzar o horário dos profissionais com seus compromissos, o check-in nos hotéis e, no fim de tudo, e ter como objetivo reduzir custos. E normalmente o gerenciamento dos bilhetes que não foram utilizados ficam esquecidos.

Embora não seja algo muito legal para lidar, não podemos deixar este acontecimentos de lado. O cancelamento de passagens e o no-show são prejuízos financeiros, e que comprometem o seu ROI no fim do mês.

É necessário, ter uma política de viagens definida e com processos claros sobre que ações tomar (como a troca de voou e remissão da passagem). Isso ajuda a controlar o que tem para ser corrigido, que resultou de imprevistos e mudanças de planos. E a empresa minimiza as perdas com os bilhetes não voados.

Além disso, ter uma sistemática bem definida ajuda a construir uma gestão transparente, que é benéfica tanto para a empresa quanto para colaboradores.

As razões para realizar esse gerenciamento

Controle de agenda:

Um voo perdido pode colocar uma reunião (e até um negócio em fechamento) por água abaixo, Se você não consegue gerir os bilhetes não voados, pode perder o controle sobre a agenda de compromissos, especialmente dos gestores.

Redução de custos:

Ter controle de bilhetes não voados, dá a você o poder de avaliar qual a alternativa mais econômica, para diminuir as perdas com reservas não usadas e todas as consequências de um voo não realizado;

Risco de erros com prestações de contas:

Ao controlar uma viagem que não foi feita, você minimiza confusões na hora de prestar as contas do colaborador, principalmente daqueles que realizam muitas;

Segurança ao funcionário:

Você poderá dar um suporte melhor durante as viagens corporativas de seus colaboradores, Se ele sabe que a empresa controla os trechos não voados, ele tem certeza que ela está a par de tudo o que acontece, e agilizar os tramites com o hotel, transfer e etc.

 

As ações mais eficientes a serem tomadas

Separamos algumas ações que são muito eficazes para facilitar a gestão dos bilhetes não voados.

Tenha uma política viagens corporativas

Com política de viagens corporativas, você pode definir previamente quem será arcará com o custo dos voos perdidos, empresa ou colaborador?  Um exemplo, ao perder um voo por não comparecer no horário (no-show), é muito importante deixar claro ao funcionário que ele será responsável pela prejuízo.

Além desta, é possível incluir outras regras de precaução, como avisar previamente caso haja algum imprevisto que impeça de ir a uma viagem já marcada.

Com regras esclarecidas previamente, o colaborador tem mais segurança sobre o que fazer em um imprevisto. Além disso, ao saber o que é sua responsabilidade, ele também passa a tomar mais cuidado para evitar problemas.

Tenha um calendário de voos

Sabia que existem ferramentas que permitem controlar os voos agendados? É um jeito muito simples de controlar todos os voos, principalmente quando se tem muita demanda.

Assim, a pessoa responsável pode:

  • Saber quais os voos previstos para cada data;
  • Emitir lembretes aos colaboradores sobre a data, hora e local do voo;
  • Confirmar sucesso nas viagens realizadas;
  • Conferir os bilhetes não voados para tomar as devidas providências.
  • Informe-se sobre as regras das companhias aéreas.

Para saber qual o jeito mais econômico para tratar os casos de bilhetes não voados, é preciso, antes de qualquer coisa, conhecer as regras das companhias. Cada uma tem sua política para reemissão e reembolso de bilhetes não voados.

Em alguns casos, por exemplo, pode ser mais atrativo comprar passagens com tarifas um pouco mais caras, que te de a flexibilidade na troca. Deixe essa possibilidade para aqueles funcionários que têm agendas bem dinâmicas e que frequentemente pedem alterações nos voos.

É necessário entender cada opção e quais atitudes tomar para evitar gastos desnecessários. Veja alguns casos!

Reemissões de bilhetes

Se for necessário cancelar um bilhete antes da viagem, você terá que pagar uma multa de reemissão, caso precise remarcá-lo para outra data. Se uma programação corporativa for alterada, é preciso pedir a reemissão do bilhete.

Agora, se o cancelamento acontecer depois da data da viagem, além da taxa de reemissão, é preciso também pagar uma multa por no-show. Isso acontece quando não se acompanha as mudanças de calendário de eventos ou quando o próprio colaborador não comparece a uma viagem agendada por outros motivos.

Reembolso de passagens

Se o evento que gerou a demanda pela passagem é cancelado, ninguém mais voa para o local naquela data, certo?

Então, será solicitado o cancelamento do ticket e o reembolso do valor pago. Aqui, normalmente é cobrada a multa de no-show, e o restante é devolvido ao comprador ou convertido em crédito para viagens a outros destinos.

Prazos de validade dos créditos

Esses créditos para próximas viagens têm prazo de validade, é necessário checar com a companhia sobre este prazo. Na gestão de bilhetes não voados, você poderá fazer o acompanhamento deles, e colocar alertas quando estiver próximo do vencimento.Se você perceber que não tem demanda para usar o crédito antes do vencimento, peça à companhia aérea o reembolso do valor.

O papel da tecnologia na tomada de decisão

Os impactos financeiros de deixar de lado a gestão dos bilhetes não voados pode ser bem alto. Como dissemos, uma empresa apenas paga por uma viagem quando deseja obter retorno com ela, concorda? Seja fechar negócio, treinar a equipe de uma nova unidade ou qualquer outro objetivo: tudo isso precisa apresentar retorno positivo.

Se a empresa não cuida desses bilhetes, ela perde recursos importantes que vão desequilibrar a relação custo/benefício de suas ações. Portanto, para ter resultados positivos, é imprescindível gerir essas situações.

Atualmente, existem ferramentas que permitem consolidar em um só lugar todos os aspectos das viagens corporativas, incluindo:

  • Voos e passagens rodoviárias;
  • Hospedagens;
  • Locação de veículos etc.

Agora, você já sabe exatamente a importância de fazer a gestão de bilhetes não voados. Lembre-se de que a tecnologia é um aliado forte para o planejamento estratégico, ajudando a empresa a obter os resultados e o crescimento que almeja.

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